W celu usprawnienia działalności firm i ułatwienia dokonywania rozliczeń powołane do życia zostały szczególne programy i systemy obsługujące elektroniczny ich obieg. Wprowadzenie takiego systemu pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Dokumenty papierowe są skanowane, po czym specjalny program odczytuje zawarte w nich dane. Dzieje się tak dzięki zastosowaniu technologii OCR (Optical Character Recognition, czyli inteligentne rozpoznawanie znaków). Dane te są następnie weryfikowane przez specjalne algorytmy sprawdzające. Poprawność sczytywania danych przez system wynosi około 90%.
Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów ułatwia rozliczenia w systemie finansowo-księgowym oraz zwiększa dostępność dokumentów, zmniejszając liczbę operacji manualnych. Dzięki temu czas potrzebny na dokonanie tych czynności ulega skróceniu.
Elektroniczny obieg faktur pozwala zaoszczędzić również pieniądze. Faktury nie giną i nie są zbyt długo przetrzymywane, dzięki czemu zmniejsza się ilość opóźnionych płatności oraz zredukowana jest wysokość kwoty odsetek karnych, które trzeba z tego powodu opłacić. System usprawnia również obliczenie podatku dochodowego i VAT.
